Microsoft Office to jeden z najpopularniejszych pakietów narzędzi, który obecnie jest używany przez około 1,5 mld osób na świecie. Trudno wyobrazić sobie, aby ktoś, kto korzystał z komputera przez ostatnie 30 lat, nie miał nigdy do czynienia z Microsoft Word, Outlook, Excel, PowerPoint i tak dalej.
Z pakietu Office korzystają miliony biznesów, aby tworzyć i pracować na dokumentach, komunikować się ze sobą, prezentować treści i wiele innych. Jednak nie każdy zdaje sobie sprawę z potencjału i szerokiego wachlarza narzędzi, jakie zapewnia oparty o chmurę obliczeniową pakiet Microsoft 365, wcześniej Microsoft Office 365 (21 kwietnia 2020 roku usługa Office 365 stała się platformą Microsoft 365).
Czym jest Microsoft 365?
Usługę Microsoft Office 365 uruchomiono w 2011 roku, jako odpowiedź na konkurencyjny pakiet aplikacji firmy Google, jest ona platformą opartą o chmurę obliczeniową, która działa w modelu subskrypcji.
Zawiera wszystkie kluczowe narzędzia, które można znaleźć również w klasycznym pakiecie Office tzn. Word, Excel, Teams, PowerPoint, Outlook, OneNote. W zależności od planu może zawierać także Publisher, Planner, Exchange, SharePoint, Access.
Dostępnych jest wiele różnych licencji Microsoft 365 – w tym wersje przeznaczone do użytku osobistego, dla gospodarstwa domowego z wieloma użytkownikami, uczniów, firm, organizacji non-profit oraz instytucji edukacyjnych.
Istnieją również wersje pakietu dostępne wyłącznie w wersji online i mobilnej, za pośrednictwem których użytkownicy mogą uzyskać bezpłatny dostęp do darmowej, ale ograniczonej wersji online pakietu Office.
Czym różni się Microsoft 365 od tradycyjnej wersji pakietu Office?
Microsoft 365 jest usługą opierającą się o model subskrypcyjny, oznacza to, że zamiast jednorazowo kupować kopię pakietu i płacić za nią z góry, użytkownicy płacą miesięczną opłatę abonamentową, dzięki czemu uzyskują dostęp do usługi na wybranym przez siebie poziomie i przez określony przez siebie czas.
W ramach modelu subskrypcyjnemugo użytkownicy mają zawsze dostęp do najnowszej wersji, ponieważ platforma jest aktualizowana na bieżąco przez Microsoft. Dzięki temu osoby korzystające z Microsoft 365 nie muszą kupować kolejnych wersji oprogramowania, aby korzystać z tej najnowszej.
Pomimo tego, że Microsoft 365 jest zbudowany pierwotnie pod kątem działania w chmurze, w większości planów dostępne są także desktopowe wersje aplikacji. Jednak użytkownicy nie muszą instalować oprogramowania, ponieważ wszystkie aplikacje, usługi i dane generowane przez Microsoft 365 są hostowane na serwerach firmy Microsoft.
Dla kogo jest Microsoft 365 Business?
Microsoft 365 Business oferuje firmom więcej niż tylko przetwarzanie tekstu i edycja arkuszy kalkulacyjnych.
Chociaż, podstawowe aplikacje w ramach Microsoft 365 Business zapewniają firmom podstawowe aplikacje niezbędne do wykonywania codziennej pracy, takiej jak tworzenie dokumentów, zarządzanie danymi i przekazywanie informacji, Microsoft 365 gwarantuje również obszerny zestaw inteligentnych narzędzi, które pozwalają organizacjom zwiększyć produktywność i wydajność.
Dzięki możliwościom Microsoft 365 wszystkie aplikacje i usługi są połączone ze sobą, tworząc jedno spójne środowisko, które ułatwia pracę zespołową, oszczędzając czas pracowników i umożliwiając im lepszą współpracę dzięki takim funkcjonalnościom jak np. czat zespołowy, współdzielony kalendarz, spotkania online, współtworzenie i udostępnianie plików i grupowe e-maile.
Wykorzystanie chmury i aplikacji mobilnych w ramach Microsoft 365 umożliwia także organizacjom pracę z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie, przy zachowaniu bezpiecznego dostępu do danych, konwersacji, zadań i harmonogramów z dowolnego urządzenia.
W jaki sposób korzystanie z Microsoft 365 usprawni pracę w Twojej firmie?
Microsoft 365 i zawarty w nim pakiet Office to narzędzie zwiększające produktywność całej organizacji, wspierające produktywność poszczególnych pracowników, umożliwia skuteczniejszą komunikację i szybsze wykonywanie zadań. Microsoft 365 umożliwia m.in. wykonywanie takich działań, jak wyszukiwanie informacji, dzielenie się wiedzą, komunikowanie się ze współpracownikami, przetwarzanie danych, planowanie i organizowanie wydarzeń.
Jest szybkie i proste w obsłudze – skracając czas niezbędny na wykonywanie zadań administracyjnych i pozostawiając firmom więcej przestrzeni do skupienia się na priorytetowych zadaniach – wprowadzaniu innowacji, pozyskiwaniu klientów i rozwijaniu biznesu.
Pakiet biurowy w ramach Microsoft 365 może mieć również pozytywny wpływ na finanse firmy. Usługi oparte o subskrypcję są na ogół tańsze i bardziej elastyczne w przypadku zmiany okoliczności biznesowych. Usługa Microsoft 365 nie wymaga żadnych inwestycji w dodatkową infrastrukturę, ponieważ jest ona zapewniana i w całości obsługiwana przez firmę Microsoft. Zmniejsza to konieczność posiadania wyspecjalizowanej wiedzy i zasobów IT, które są niezbędna do zarządzania pakietem z infrastrukturą „na miejscu” i potencjalnie obniża koszty wynikające z konieczności zorganizowania własnego zaplecza IT.
Czym różni się Microsoft 365 od G-Suite?
Microsoft od wielu lat dominuje na rynku oprogramowania biurowego. Jeżeli ktoś wysyła dokument lub arkusz kalkulacyjny, to prawie w ciemno można przyjąć, że będzie on w formacie Word lub Excel. Tradycyjna konkurencja pakietu Microsoft Office, jak Corel WordPerfect, czy Libre Office nigdy nie zdobyły popularności mogącej zagrozić pozycji rozwiązań Microsoft.
Sytuację zmieniła popularyzacja rozwiązań opartych o chmurę obliczeniową oraz pakietu Google G-Suite, który obecnie pozostaje jedyną liczącą się konkurencją dla Microsoft 365/Office 365.
Podobnie, jak w przypadku rozwiązania Microsoft – G-Suite również ma swoją bezpłatną wersję, która obsługuje przetwarzanie tekstu, komunikację, czy hosting poczty e-mail. G-Suite ma również swoją wersję subskrypcyjną, która jest skierowana do firm różnej wielkości.
Jednak poważną przewagą Microsoft 365 jest to, że w ramach podobnych planów subskrypcyjnych zapewnia hojniejszy zakres narzędzi. Kluczową różnicą jest również fakt, że pakiet Microsoftu przewiduje desktopową i działającą offline wersję swojego rozwiązania, w przeciwieństwie do G-Suite, który działa wyłącznie w chmurze.
Najważniejsze aplikacje w ramach Microsoft 365
Dostęp do poszczególnych aplikacji w ramach Microsoft 365 różni się w zależności od kupionej licencji. Jednak każda z nich umożliwia dostęp do poniższych usług:
- Word
- Excel
- PowerPoint
- Outlook
- OneNote
- Publisher
- Exchange
- SharePoint
- Microsoft Teams
- OneDrive
Część z tych aplikacji ma również swoje wersje mobilne, które umożliwiają łatwiejszą pracę w podróży. Należą do nich m.in. Word, Excel, PowerPoint, OneDrive, czy OneNote. Co ważne, w ramach subskrypcji Microsoft 365 każdy użytkownik uzyskuje również 1 TB przestrzeni dyskowej w ramach chmury OneDrive.
Czym jest Microsoft SharePoint?
SharePoint to elastyczna i responsywna platforma umożliwiającą przechowywanie oraz obieg danych. Została uruchomiona w 2001 roku i jest sprzedawana głównie, jako system zarządzania dokumentami i przechowywania ich, ale dzięki ogromnemu zakresowi możliwych konfiguracji, może być ona wykorzystywana na wiele sposobów – w zależności od potrzeb danej organizacji.
Rozwiązanie jest dostępne w ramach wielu planów Microsoft 365, jako oparty na chmurze SharePoint Online. W takim wypadku nie wymaga wdrażania SharePoint Server lokalnie. SharePoint Online pozwala na przechowywanie oraz operowanie w ramach 1 TB danych.
Jak podaje Microsoft, obecnie około 85% firm z listy Fortune 500 wykorzystuje SharePoint. Większość z nich, jako główną zaletę wskazuje jego elastyczność, która umożliwia dostosowanie tego rozwiązania zarówno do potrzeb małych lokalnych firm, jak i globalnych korporacji.
SharePoint umożliwia użytkownikom:
- Tworzenie, edytowanie, zarządzanie i udostępnianie dokumentów, dzielenie się spostrzeżeniami ze współpracownikami, w ramach firmy, działu, czy zespołu,
- Dostęp do aktualnych informacji dla poszczególnych pracowników i zespołów, dzięki takim narzędziom, jak listy zadań, kalendarz etc.
- Informowanie pracowników o wydarzeniach i aktualizacjach dotyczących życia firmy, za pomocą wewnętrznych witryn dostępnych dla całej organizacji,
- Wysoki poziom bezpieczeństwa danych i politykę uprawnień,
- Pobieranie dokumentów i pracę do nich w trybie offline.
Przeczytaj nasz artykuł, żeby dowiedzieć się więcej na temat Microsoft SharePoint
W jaki sposób wdrożenie Microsoft SharePoint wpłynie na wzrost efektywności Twojej firmy?
Czym jest OneDrive?
OneDrive to usługa przechowywania plików w chmurze firmy Microsoft. W usłudze OneDrive można przechowywać wszystkie rodzaje plików, w tym dokumenty, obrazy, muzykę i wideo, można do nich uzyskiwać dostęp, zarządzać nimi i udostępniać je w bezpieczny sposób z prawie każdego urządzenia, pod warunkiem, że ma ono dostęp do Internetu. OneDrive to miejsce, w którym są przechowywane wszystkie pliki dla użytkowników Microsoft 365 i umożliwia synchronizację plików między komputerami, przeglądarkami i urządzeniami przenośnymi.
Wszyscy użytkownicy biznesowi i korporacyjni Microsoft 365 otrzymują dostęp do 1 TB przestrzeni dyskowej w usłudze OneDrive, a subskrybenci planów Enterprise E3 i E5 otrzymują nieograniczoną przestrzeń dyskową w chmurze.
Czym jest Microsoft Teams?
Microsoft postanowił stworzyć Teams, aby umożliwić lepszą koordynację pracy w Microsoft Word, Excel, Power Point, OneDrive itd. Dzięki temu możliwa jest szybsza wymiana plików, wspólna praca na nich oraz szybka i bezproblemowa komunikacja.
Microsoft Teams to nie tylko komunikator, który jest następcą Skype, ale jest to obszar roboczy dla wielu zespołów, oparty o różne formy komunikacji i współpracy.
Jest to produkt, który wyróżnia bardzo rozbudowana integracja z poszczególnymi aplikacjami Microsoft 365. Łączy w sobie funkcje czatu, udostępniania dokumentów, interaktywnego kalendarza, narzędzia do zarządzania projektami i nie tylko.
Chcesz dowiedzieć się więcej? Przeczytaj nasz artykuł o Microsoft Teams
Co wyróżnia Teams? Poznaj możliwości sztandarowej aplikacji Microsoft
Zapoznaj się również z naszym poradnikiem
Pierwsze kroki z Microsoft Teams – obejrzyj nasz poradnik
Czym jest Microsoft Exchange?
Microsoft Exchange to serwer poczty e-mail od Microsoft. Jest to fundament w oparciu, o który działa np. klient poczty e-mail Microsoft Outlook. Wszystkie działania, które odbywają się w tym narzędziu – przychodząca i wychodząca poczta, zadania, kontakty, kalendarze, jest przechowywane i przetwarzane na serwerze Exchange. Dzięki Microsoft Exchange organizacja ma możliwość stworzenia własnego, niezależnego systemu pocztowego.
Microsoft 365 a bezpieczeństwo
Dane to jeden z najcenniejszych zasobów każdej firmy. Konsekwencje naruszenia ich bezpieczeństwa potrafią być bardzo poważne, o czym słyszeliśmy przy okazji wielu głośnych spraw z ostatnich lat.
Dane w ramach usługi Microsoft 365 są przechowywane w centrach danych firmy Microsoft. Ich bezpieczeństwo nadzorują specjalne zespoły specjalistów z zakresu bezpieczeństwa, którzy na bieżąco monitorują wszelkie podejrzane aktywności 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu. Dzięki wieloetapowym zabezpieczeniom, zarówno cyfrowym, jak i fizycznym – poziom bezpieczeństwa, który zapewnia usługa Microsoft 365 należy do jednego z najwyższych na świecie, który w normalnych warunkach nie byłby dostępny dla mniejszych firm.
Microsoft 365 jest w standardzie wyposażony w oprogramowanie antywirusowe, antyspamowe oraz chroniące przed złośliwym oprogramowaniem. Przepływ informacji jest monitorowany za pomocą Exchange Online Protection (EOP), a poczta e-mail jest szyfrowana za pomocą protokołu SSL/TLS.
Funkcja Message Encryption umożliwia użytkownikom wysyłanie zaszyfrowanych e-maili do każdego, bez względu na to, z jakiego dostawcy poczty e-miał korzysta.
Na poziomie plików można przypisać dostęp poszczególnym użytkownikom za pomocą usługi Azure Rights Management, dzięki czemu tylko osoby z odpowiednimi poświadczeniami użytkownika mogą uzyskać dostęp do poufnych informacji, a uwierzytelnianie wieloskładnikowe zabezpiecza przed niepożądanym dostępem do usługi.
Chcesz dowiedzieć się więcej na temat Microsoft 365 lub wdrożyć go w swojej firmie?
Skontaktuj się z nami za pomocą formularza TUTAJ, zadzwoń pod numer +48 61 624 86 40 lub napisz na adres
