Nowoczesne rozwiązania IT dla biznesu już dawno przestały być ciekawostką i od lat stanowią fundament jego funkcjonowania. Trudno wyobrazić sobie firmę produkcyjną bez wdrożonego systemu ERP, czy dział sprzedaży, który nie korzysta z CRM.
Wdrożenie tego typu rozwiązań stało się niezbędne.
Załóżmy, że wiesz już jaki system chcesz wdrożyć w swojej firmie, wiesz również, jakiemu podmiotowi to zlecisz. Czas na podjęcie decyzji o modelu współpracy.
Poniżej znajdziesz omówienie dwóch, najczęściej spotykanych modeli prowadzenia projektów i rozliczania pracy z zewnętrznymi kontraktorami, którzy realizują tego typu zlecenia.
Fixed Price
Fixed Price to metoda rozliczania projektu, w której pracę nad projektem rozpoczyna się po przeprowadzeniu odpłatnej analizy biznesowej oraz przedwdrożeniowej w firmie klienta.
Analiza biznesowa może zostać zlecona zewnętrznej firmie konsultingowej lub przeprowadzić, ją może firma, która będzie odpowiedzialna za wdrożenie danego rozwiązania IT. Następnie przeprowadzana jest analiza przedwrożeniowa, za którą najczęściej odpowiada firma odpowiedzialna za wdrożenie. W przypadku dużych i średnich projektów rzetelne wykonanie analizy biznesowej, a następnie przedwrożeniowej, może trwać nawet do kilku miesięcy.
Po przeprowadzeniu analiz, sporządza się zakres prac. Na jego podstawie określa się czas i budżet niezbędny do wykonania projektu, aby ostatecznie przygotować dokładny harmonogram prac. W tym modelu współpracy do rozliczeń dochodzi po zakończeniu prac nad poszczególnymi funkcjonalnościami lub całością projektu.
Time and Material
Ten model rozliczania pracy zakłada większą swobodę i elastyczność w pracy nad poszczególnymi rozwiązaniami. Oparty jest o rozliczanie rzeczywistego czasu pracy poszczególnych programistów lub konsultantów, który jest rejestrowany w czasie realizacji projektu. W tym przypadku standardowo do rozliczeń dochodzi co miesiąc.
Który model rozliczenia wybrać?
Na pierwszy rzut oka Fixed Price oznacza bezpieczeństwo, które jest konsekwencją wcześniej zaplanowanego harmonogramu prac i z góry ustalonej ceny. Teoretycznie wystarczy tylko czekać na efekty. I faktycznie w przypadku mniejszych projektów często tak to wygląda.
Problemy pojawiają się w przypadku, gdy projekt jest większy i bardziej skomplikowany. Niestety większość przypadków należy właśnie do tej kategorii.
Z czym wiąże się model Fixed Price?
Po pierwsze z koniecznością przeprowadzenia bardzo dokładnej, czasochłonnej, płatnej analizy, która umożliwi stworzenie zakresu przyszłego systemu, który następnie musi być zaakceptowany przez zarząd firmy. Wiąże się to z dodatkowymi kosztami oraz potrafi wydłużyć całość prac, nawet o kilka miesięcy.
Oczywiście, przy założeniu, że w trakcie realizacji projektu, nie okaże się, że jakiś niezbędny element wdrażanego rozwiązania został pominięty przez klienta podczas któregoś z etapów analizy. W takim przypadku niezbędne jest podpisanie nowego aneksu do umowy, co często oznacza kolejne czasochłonne renegocjacje dotyczące warunków kontraktu, a tym samym kolejne opóźnienia.
Załóżmy jednak, że udało się przygotować idealny harmonogram prac z dokładnością co do jednej roboczogodziny. Nawet w takim przypadku podczas realizacji projektu mogą wyniknąć różne potencjalne zagrożenia:
– zmienią się procesy w firmie klienta, a więc również jego zapotrzebowanie na poszczególne funkcjonalności,
– zmieni się zewnętrzne otoczenie np. zacznie obowiązywać nowy akt prawny, głośnym przykładem tego typu było wejście w życie dyrektywy RODO,
– zmieni się koncepcja dotycząca tego, jak miałyby wyglądać lub działać poszczególne moduły,
– wystąpią inne czynniki losowe niezależne od obydwu stron.
W takich sytuacjach okazuje się, że po uważnym przyjrzeniu się, ryzyko wbrew pozorom nie zniknęło, tylko zostało zamaskowane i przeniesione na inną płaszczyznę. Brak elastyczności wynikający ze sztywno określonego budżetu oznacza, że w przypadku zapotrzebowania na prace, które nie były uwzględnione w harmonogramie, klient otrzymuje produkt, który nie w pełni odpowiada jego potrzebom lub konieczna jest renegocjacja budżetu. Co generuje kolejne koszty i opóźnienia.
Należy również zwrócić uwagę, na wyższą cenę, która jest logiczną konsekwencją modelu Fixed Price. Ryzyko leży po stronie wykonawcy, dodatkowo musi on sporządzać dokładną dokumentację, niezbędną do rozliczania pracy, musi również wziąć pod uwagę koszty dodatkowej optymalizacji oraz konfiguracji systemu. Aby uniknąć sytuacji, w której firma odpowiedzialna za wdrożenie, będzie zmuszona dołożyć do takiego projektu, wycena całości pracy siłą rzeczy staje się wyższa.
Dlatego bazując na naszej wiedzy i doświadczeniu doradzamy ten model rozliczania pracy przy mniejszych projektach, w których przygotowanie precyzyjnej specyfikacji zajmuje stosunkowo mało pracy, a projekt jest jest obarczony niskim ryzykiem związanym ze zmianami lub czynnikami zewnętrznymi.
Z czym wiąże się model Time and Material?
W tym modelu zwykle również przeprowadza się analizę. Jednak jest ona dosyć ogólna i ma na celu przede wszystkim wstępne oszacowanie kosztów. Natomiast dokładne projektowanie systemu i planowanie prac wiąże się z mniejszymi etapami, np. na początku sprintu lub kiedy zaczyna się pracę nad kolejnym modułem.
Pozwala to obydwu stronom na zachowanie dużo większej elastyczności. Najczęstszą obawą klientów w tym przypadku jest kwestia dyscypliny finansowej oraz brak zaufania do sprzedawcy. Aby zniwelować ten problem, współpracę z naszymi klientami często zaczynamy od warsztatów w modelu Fixed Price, które pozwalają lepiej poznać potrzeby, wnikliwie zbadać i przeanalizować obecny stan rzeczy oraz zaprojektować i wdrożyć pierwsze rozwiązania. Przejście na Time and Material zwykle odbywa się dopiero na kolejnym etapie współpracy.
Warto również pamiętać o tym, że klient w każdym momencie trwania projektu może zmienić zakres prac i priorytety. Możliwe jest dodawanie nowych lub porzucanie poszczególnych elementów w zależności od zmieniających się potrzeb klienta lub czynników zewnętrznych.
Kiedy wybrać model Fixed Price?
- Mniejszy projekt
- Projekt i wymagania związane z zamówionym rozwiązaniem są bardzo precyzyjnie określone
- Masz zaufanego dostawcę lub takiego, który ma bardzo dobre rekomendacje
- Nie zależy ci na szybkim wdrożeniu
Kiedy wybrać model Time and Material?
- Zależy ci na elastyczności
- Chcesz mieć możliwe jak największą kontrolę nad jakością prac
- Chcesz, aby projekt został zrealizowany, jak najszybciej
- Chcesz uniknąć ryzyka, związanego z wprowadzeniem zmian prawnych
Skontaktuj się z nami za pomocą formularza TUTAJ, zadzwoń pod numer +48 61 624 86 40 lub napisz na adres