Microsoft opracował wiele rozwiązań dla biznesu, które pomagają przedsiębiorstwom upraszczać procesy, a także zintegrować i zsynchronizować z nimi dane z wielu różnych źródeł. W efekcie firmy uzyskują większą efektywność pracy i osiągają lepsze wyniki niż dotychczas.
Jednym z takich rozwiązań jest Microsoft Power Automate (wcześniej Microsoft Flow) – aplikacja online, która w intuicyjny sposób pomoże zautomatyzować powtarzające się zadania i procesy w firmie, dzięki czemu pracownicy będą mogli skupić się na wykorzystaniu swoich najważniejszych umiejętności, zamiast poświęcać czas na wykonywanie rutynowych działań.
Czym jest Power Automate?
Power Automate to rozwiązanie oparte na chmurze, które umożliwia pracownikom budowanie zautomatyzowanych przepływów pracy. Mogą być one umieszczane w różnych aplikacjach – bez konieczności pisania kodu lub przy minimalnej ilości nowego kodu.
Z pomocą tego narzędzia osoba odpowiedzialna za konfigurowanie przepływów może zdefiniować akcje, które będą automatycznie podejmowane w przypadku wystąpienia określonych zdarzeń. W ten sposób organizacja może zautomatyzować wiele nudnych, powtarzalnych zadań w różnych programach i aplikacjach. W miarę, jak kolejne powtarzalne procesy i zadania są automatyzowane – zwiększa się efektywność i produktywność całej firmy.
Czym jest Microsoft Flow?
Microsoft Flow było narzędziem, które pozwalało zwiększyć efektywność pracy, dzięki automatyzacji zadań, integracji danych i usprawnianiu współpracy różnych aplikacji. Dzięki temu pracownicy unikali wykonywania powtarzalnych zadań, otrzymywali automatyczne powiadomienia, mogli wygodnie zsynchronizować treść dokumentów etc. Ostatecznie Microsoft postanowił włączyć Microsoft Flow do Microsoft Power Platform, jako kluczowy element dzisiejszego Microsoft Power Automate.
Jak zacząć korzystać z Microsoft Power Automate?
Rozpoczęcie pracy z Microsoft Power Automate jest proste. Wystarczy posiadać adres e-mail i przeglądarkę internetową. Rejestracja jest darmowa.
Aplikacja zawiera wiele szablonów gotowych do użycia oraz rekomendacje aplikacji, które można połączyć z Power Automate. Nawigacja jest intuicyjna, co czyni to narzędzie wygodnym dla użytkowników, którzy mają niewielką wiedzę programistyczną.
Z poziomu Power Automate można stworzyć np. przepływ, który pobiera dane potencjalnego klienta i przekazuje je do Microsoft Dynamics 365 lub taki, który automatycznie retweetuje tweety z określonymi parametrami (tag, nazwa użytkownika itp.) lub umożliwia zapisywanie załączników z e-maili na OneDrive lub SharePoint – lista potencjalnych możliwości jest de facto nieskończona.
Najważniejsze funkcje Power Automate
- Konektory PowerBI umożliwiają współpracę z zewnętrznymi systemami bazodanowymi. Dzięki temu organizacja uzyskuje dostęp do wnikliwej analityki danych.
- Automatyzacja procesów przy pomocy szablonów i UI nie wymagającego programowania,
- Narzędzia do tworzenia złożonych przepływów pracy dla całych zespołów.
- RPA (Robotic Process Automation) – obserwuje i rejestruje wszystkie działania, które obejmują kliknięcia myszką, wciśnięcie klawiszy na klawiaturze, wpisy w bazie danych, a następnie umożliwia ich replikowanie i automatyzowanie przepływów pracy.
- Dostępność do aplikacji mobilnych, która umożliwia uruchamianie zautomatyzowanych zadań również w podróży lub terenie.
Najważniejsze typy Flow dla Microsoft Power Automate
Zautomatyzowany
Automatycznie uruchamia wydarzenia w produkcie lub usłudze na podstawie wcześniej określonych warunków.
Natychmiastowy
Jest uruchamiany, gdy użytkownik stuknie przycisk na urządzeniu mobile lub kliknie przycisk na stronie internetowej.
Zaplanowane
Rozpoczyna się na podstawie zdefiniowanego harmonogramu czasowego predefiniowanego przez użytkownika.
Czym są konektory w Microsoft Power Automate?
Możliwość szybkiej i prostej integracji z innymi rozwiązaniami i usługami Microsoft i nie tylko to bardzo duża zaleta Power Automate. Narzędzie to ma niecałe 300 predefiniowanych konektorów, które umożliwiają współpracę Power Automate np. z SharePoint, OneDrive, Outlook, Mailchimp, GitHub, Dropbox, YouTube, WordPress i wieloma innymi.
Lista zewnętrznych rozwiązań, z którymi można w łatwy sposób zintegrować Power Automate przy pomocy konektorów cały czas się rozszerza i umożliwia wygodną pracę z danymi w chmurze lub on-premise. Oprócz tego, jeżeli żaden z predefiniowanych konektorów nie spełnia naszych oczekiwań – istnieje możliwość stworzenia własnego.
Jak działają konektory?
Trigger
Jest to konektor, który rozpoczyna dany przepływ pracy. Na przykład zapisanie pliku na Microsft SharePoint lub opublikowanie nowego wideo na YouTube może spowodować wysłanie e-maila z odpowiednim powiadomieniem do określonych pracowników.
Actions
Umożliwia zdefiniowanie akcji, które będą podejmowane już po rozpoczęciu przepływu pracy. Na przykład wgranie pliku do SharePoint rozpocznie proces akceptacji, który będzie wymagał np. otrzymania e-maila od konkretnej osoby.
Connections
Odnosi się do sytuacji, gdy chcemy połączyć dwie aplikacje. Narzędzie poprosi o podanie danych uwierzytelniających każdej z aplikacji, które chcemy połączyć. Warto zaznaczyć, że dane są szyfrowane za pomocą zabezpieczeń Microsoft i mogą być łatwo usunięte w każdym momencie.
Najważniejsze zalety Power Automate
Implementacja Power Automate w organizacji to konkretne korzyści, a przede wszystkim:
Wzrost efektywności pracy
Tworzenie przepływów pracy pozwala oszczędzać czas zarówno na poziomie wykonywania pojedynczych zadań, jak i w skali całej organizacji i systemów.
Wygodny przepływ danych i łatwa integracja
Dzięki szybkiej integracji za pomocą setek predefiniowanych konektorów, można umożliwić wygodny przepływ danych pomiędzy poszczególnymi aplikacjami, zapewniając jednocześnie wygodny dostęp do danych dla wybranych użytkowników.
Minimalna ilość programowania
Microsoft Power Automate (dawniej Flow) nie wymaga prawie w ogóle tworzenia nowego kodu lub jego minimalną ilość. Tworzenie przepływów pracy wymaga głównie pomysłu na przepływ pracy, a następnie stworzenia go bezpośrednio z poziomu tej aplikacji.
Wsparcie AI
W ramach Power Automate uzyskujemy dostęp do AI, które w dodatkowy sposób pozwoli nam na ograniczenie liczby nudnych, powtarzalnych prac. Dzięki temu pracownicy będą mogli skupić się na tym, aby w pełni wykorzystać swoje umiejętności.
Podsumowanie
Microsoft Power Automate to jeden z ciekawszych komponentów Power Platform, który stanowi świetne rozwinięcie dawnego Microsoft Flow. Jest to rozwiązanie szczególnie przydatne dla trochę większych organizacji, w których liczba procesów jest odpowiednio duża, a w dodatku są one powtarzalne i jasno zdefiniowane.
Power Automate pomoże odciążyć wielu pracowników i pozwoli im skoncentrować się na wykorzystaniu ich kluczowych umiejętności. Sprzedawca będzie mógł poświęcić więcej czasu klientom, marketer będzie mógł dłużej pomyśleć nad stworzeniem kreatywnej i efektywnej kampanii itp. Narzędzie pomoże również usprawnić współpracę w ramach zespołów oraz pomiędzy nimi np. poprzez ułatwienie i usystematyzowanie procesu akceptacji dokumentów na poszczególnych etapach.
Zastanawiasz się, jak wykorzystać Power Automate w swojej firmie?
Skontaktuj się z nami za pomocą formularza TUTAJ, zadzwoń pod numer +48 61 624 86 40 lub napisz na adres
