SharePoint jest doskonałym narzędziem do zarządzania przepływami dokumentów w Twojej organizacji. Dzięki SharePoint możesz stworzyć niestandardowy przepływ dokumentów, który usprawni procesy i poprawi efektywność Twojego zespołu.
Funkcja przepływu dokumentów w programie SharePoint umożliwia tworzenie zestawu reguł i procesów dla dokumentów, od ich tworzenia, poprzez zatwierdzanie, aż do publikacji. Możesz zdefiniować, kto może uzyskać dostęp do dokumentu, kto może go edytować i kto musi go zatwierdzić przed opublikowaniem.
Ta funkcja umożliwia skonfigurowanie automatycznych przepływów pracy, które mogą uruchamiać różne działania i powiadomienia w oparciu o określone warunki. Na przykład, można skonfigurować przepływ pracy, który wysyła powiadomienie e-mail do zatwierdzającego, gdy dokument jest gotowy do przeglądu. Gdy zatwierdzający zatwierdzi dokument, przepływ może automatycznie opublikować go w odpowiedniej lokalizacji.
Funkcja przepływu dokumentów w programie SharePoint zapewnia również kompleksową ścieżkę audytu wszystkich działań związanych z dokumentami, w tym zatwierdzeń, odrzuceń i komentarzy. Ta ścieżka audytu ułatwia śledzenie postępu przepływu dokumentów i identyfikację wszelkich wąskich gardeł lub problemów, którymi należy się zająć.