Automatyzacja sprzedaży dla firmy deweloperskiej 

Przegląd firmy

Victoria Dom to rodzinna firma, która od 25 lat działa na rynku deweloperskim. W tym czasie firma oddała do użytku ponad 13 300 wybudowanych mieszkań i domów. Obecnie w trakcie realizacji i w przygotowaniu jest 12 500 mieszkań.

Victoria Dom tworzy mieszkania, które spełniają oczekiwania klientów – są dobrze zaprojektowane, ustawne i wygodnie, a przede wszystkim dostępne cenowo. Filozofia firmy jest prosta – chce, by kupno wymarzenego mieszkania było łatwe.

Doświadczenie i rzetelność firmy Victoria Dom zostały docenione w środowisku branżowym, została ona wyróżniona wieloma prestiżowymi nagrodami, takimi jak Diamenty Forbesa ( 2013, 2017, 2019 i 2023), czy "Certyfikat Q Dewelopera" Polskiego Związku Pracodawców Budownictwa, jest również członkiem Polskiego Związku Firm Deweloperskich.

Wyzwanie

W momencie rozpoczęcia współpracy z Victoria Dom jednym z największych wyzwań było – przebudowanie systemu CRM, tak żeby był onw stanie obsłużyć duży wolumen spraw. Funkcjonalność dotychczasowego systemu CRM była zbyt wąska i nieintuicyjna. Firma potrzebowała rozwiązania, które objęłoby cały proces sprzedaży z uwzględnieniem specyfiki nieruchomości oraz usprawniło komunikację pomiędzy działami sprzedaży i księgowości.

Ponieważ Victoria Dom zaczęła otrzymywać więcej zapytań, sprzedawcy stanęli przed problemem obsługi tych zapytań w odpowiednich ramach czasowych. W rezultacie potrzebowali rozwiązania, które odciążyłoby ich w pracy poprzez automatyczną obsługę bardzo konkretnych zapytań poprzez stronę internetową.

Podejście

Współpracowaliśmy z Victoria Dom, aby stworzyć propozycję biznesową, która obejmowała wszystkie potrzeby, harmonogramy, koszty i długoterminowe korzyści. Ponadto, opracowano kompleksową strategię wdrożenia i integracji nowego projektu, uwzględniającą potrzeby użytkowników końcowych w organizacji.

Microsoft Dynamics CRM został wybrany jako rozwiązanie do zarządzania całą komunikacją w systemie, ale wymagał on pewnych dodatkowych funkcjonalności. Ponadto, musieliśmy opracować niestandardowe rozwiązanie, aby objąć konkretne procesy związane z nieruchomościami.

Zbadaliśmy wszystkie procesy z udziałem sprzedawców, aby stworzyć kompletną mapę interakcji i wdrożyć ją jako rozwiązanie do automatyzacji.

Rozwiązanie

• Autorski moduł rozszerzający funkcjonalności Microsoft Dynamics - ARP Estate Extensions. Rozwiązanie własne firmy ARP Ideas - wspiera proces sprzedaży nieruchomości, uwzględniając specyfikę rynku i wszystkie jego etapy. Począwszy od możliwości prowadzenia badań preferencji klientów, poprzez zarządzanie inwestycjami, harmonogramami spłat, zaległościami i bonifikatami, aż po aneksowanie umów i obsługę upoważnień. Kluczową zaletą modułu ARP Estate Extensions jest możliwość śledzenia aktualnych polskich przepisów dotyczących nieruchomości.

• Automatyczne przetwarzanie zapytań ofertowych. Na podstawie wybranych specyfikacji mieszkań system tworzy ofertę dla klienta, jeśli zapytanie pasuje do podstawowych parametrów. Jeśli zapytanie nie spełnia warunków, trafia do sprzedawcy z sugerowanymi produktami, który dalej je weryfikuje. System umożliwia określenie procentu zapytań, które trafiają do konkretnego handlowca. Za pomocą narzędzia ARP Elements oferta jest natychmiast osadzana we wstępnie zaprojektowanym szablonie e-mail, co pozwala na tworzenie, personalizację i dostosowywanie szablonów e-maili, SMS-ów i innych form komunikacji.

• Document Wizard. Niestandardowe rozwiązanie ARP Ideas, które pomaga w kilku kliknięciach tworzyć dokumenty na podstawie danych z CRM.

• Panel zadań powiązany z systemem ankiet i automatyczną wysyłką ofert. Narzędzie to automatycznie generuje zadanie po wypełnieniu przez klienta formularza na stronie Victoria Dom. Sprzedawcy mają w jednym miejscu wszystkie informacje o aktualnych zadaniach, które muszą wykonać. Dzięki temu Victoria Dom może mierzyć ile ofert sprzedawca wygodnie wysłał, kiedy odpowiedział itp.

• Integracja z systemem księgowym, który pomaga wymieniać informacje o klientach, fakturach i danych sprzedażowych

• CRM jest zintegrowany ze stroną internetową, aby pokazać aktualne informacje na temat wymienionych produktów ze wszystkimi specyfikacjami i statusami

• Wszystkie dane klienta są chronione, a rozwiązania są zgodne z GDPR

Wyniki

• Zwiększyła się efektywność obsługi spraw sprzedażowych i księgowych, dzięki czemu klient nie musiał zatrudniać wielu nowych pracowników mimo znacznej rozbudowy firmy,

• Usprawnienie współpracy pomiędzy działami sprzedaży i księgowości,

• Większa szybkość obsługi zapytań, brak konieczności ręcznego wyszukiwania produktów lub kopiowania ich do e-maila

• Możliwość wysyłania ofert bezpośrednio z CRM. Stworzenie i wysłanie oferty zajmuje tylko kilka minut

• Zarządzanie zadaniami zgodnie z FIFO. Łatwa kontrola obciążenia poszczególnych pracowników, możliwość rozdzielania zadań pomiędzy pracownikami

• Szybsze przetwarzanie większej ilości zgłoszeń, spójna komunikacja

• Utrzymanie wszystkich informacji w CRM

• Możliwość generowania automatycznych raportów