Automatyczne przetwarzanie faktur i weryfikacja podatków dla zespołów finansowych

Klient ręcznie przepisywał szczegóły faktur z plików PDF i dokumentów papierowych, co spowalniało prace na koniec miesiąca i zwiększało ryzyko błędów. Firma ARP Ideas wprowadziła automatyczną ekstrakcję danych, weryfikację kontrahentów i ustrukturyzowane przepływy pracy, co znacznie przyspieszyło przetwarzanie i poprawiło zgodność z przepisami.

Dział rozliczeń  wcześniej polegał na całkowicie ręcznych procesach obsługi faktur kosztowych od dostawców. Pracownicy ręcznie wyodrębniali numery faktur, daty, identyfikatory VAT i kwoty z plików PDF lub dokumentów papierowych, a następnie wprowadzali te informacje do programu Excel lub systemu finansowego. Takie podejście zajmowało kilka minut na każdą fakturę, powodowało nagromadzenie pracy pod koniec miesiąca i zwiększało prawdopodobieństwo błędów lub niekompletnej weryfikacji kontrahentów.

1Celem projektu było zmniejszenie tego obciążenia pracą i wyeliminowanie ryzyka związanego z przestrzeganiem przepisów podatkowych bez konieczności wymiany lub modyfikacji systemu ERP przez organizację. Zamiast tego firma ARP Ideas zaprojektowała inteligentną warstwę przetwarzania, która działa w procesie po otrzymaniu faktury a przed zatwierdzeniem przez księgowego. Faktury przychodzące pocztą elektroniczną, poprzez przesłanie katalogu lub SharePoint były konsolidowane w jednym punkcie odbioru, aby wyeliminować fragmentaryczne przepływy pracy.

Technologia AI oparta na OCR i modelach językowych wyodrębniała wszystkie istotne szczegóły, w tym numery VAT dostawców, wartości netto i brutto, kwoty VAT oraz pozycje. Wyniki były zapisywane w ustrukturyzowanym formacie, takim jak lista SharePoint, plik Excel lub poprzez API do systemu ERP, w zależności od preferowanej konfiguracji klienta.

Zautomatyzowane kontrole weryfikowały dostawców na podstawie białej listy VAT i VIES, zmniejszając ryzyko księgowania faktur od podmiotów niezgodnych z przepisami. Każdej fakturze przypisano również status oczekującej na zatwierdzenie, z opcją powiązania centrów kosztów (MPK) przed ostatecznym zaksięgowaniem.

Mierzalny wpływ obejmował zmniejszenie nakładu pracy ręcznej o 70–90 procent oraz skrócenie czasu przetwarzania z około pięciu minut do 30–60 sekund weryfikacji każdej faktury. Klient uzyskał również pełną ścieżkę audytu łączącą oryginalny plik, wyodrębnione wartości i decyzje dotyczące zatwierdzenia.

Obliczenia ROI wykazały oszczędności rzędu 3,5–4,5 minuty na fakturę. Przy przykładowej liczbie 3000 faktur miesięcznie i stawce robocizny wynoszącej 100 PLN za godzinę dało to szacunkową miesięczną korzyść w wysokości około 20 000 PLN, nie uwzględniając dodatkowej wartości wynikającej z mniejszego ryzyka podatkowego.