Automatyzacja sprzedaży dla Victoria Dom
ARP Ideas przebudował system w oparciu o Dynamics 365 i autorskie moduły, obejmując cały proces sprzedaży nieruchomości: od badania preferencji klienta, przez automatyczne przygotowanie oferty, po obieg dokumentów i integrację z księgowością.
Executive Summary
Od zapytania do gotowej oferty w kilka minut.
Victoria Dom to rodzinna firma deweloperska działająca od 27 lat, z ponad 17 900 oddanymi mieszkaniami i domami oraz około 1 000 lokali w realizacji i przygotowaniu. Rosnąca skala oznaczała coraz większy wolumen zapytań, a dotychczasowy CRM był na to zbyt wąski i nieintuicyjny.
ARP Ideas przebudował system w oparciu o Dynamics 365 i autorskie moduły, obejmując cały proces sprzedaży nieruchomości: od badania preferencji klienta, przez automatyczne przygotowanie oferty, po obieg dokumentów i integrację z księgowością.
Efekt: zapytania ze strony WWW zamieniają się w gotowe oferty w kilka minut, zadania trafiają do handlowców w kolejności FIFO, a sprzedaż i księgowość pracują na wspólnych danych, bez konieczności zatrudniania kolejnych osób mimo rozbudowy firmy.
27
lat na rynku deweloperskim
17 900+
oddanych mieszkań i domów
1000+
lokali w realizacji i przygotowaniu
7×
Diamenty Forbesa (2013, 2017, 2019–2023)
Wyzwanie
Więcej zapytań, niż dało się obsłużyć ręcznie
Wraz ze wzrostem firmy rosła liczba zapytań ze strony internetowej. Dotychczasowy CRM nie obejmował specyfiki sprzedaży nieruchomości, a obsługa zgłoszeń i przygotowanie ofert pochłaniały czas handlowców.
Wyzwanie 01
Zbyt wąski CRM
Dotychczasowy system był nieintuicyjny i nie obejmował specyfiki sprzedaży nieruchomości: od preferencji klienta po harmonogramy spłat i aneksy.
Wyzwanie 02
Rosnący wolumen zapytań
Coraz więcej zgłoszeń ze strony WWW oznaczało, że handlowcy nie nadążali z obsługą zapytań w odpowiednich ramach czasowych.
Wyzwanie 03
Ręczne przygotowanie ofert
Wyszukiwanie pasujących mieszkań i ręczne składanie ofert w e-mailu było czasochłonne i podatne na błędy przy dużej liczbie zgłoszeń.
Wyzwanie 04
Sprzedaż i księgowość osobno
Komunikacja między działami wymagała usprawnienia, ponieważ dane o klientach, fakturach i sprzedaży trzeba było uzgadniać poza systemem.
Rozwiązanie
Dynamics 365 plus autorskie moduły ARP
Dynamics 365 jako rdzeń zarządzania komunikacją, rozszerzony o dedykowane moduły ARP Ideas obejmujące specyfikę rynku nieruchomości i automatyzację ofertowania.
Filar 01
ARP Estate Extensions
Autorski moduł rozszerzający Dynamics 365 o pełną obsługę sprzedaży nieruchomości: preferencje klientów, inwestycje, harmonogramy spłat, zaległości, bonifikaty, aneksy i upoważnienia, z uwzględnieniem aktualnych polskich przepisów.
Filar 02
Automatyczne przetwarzanie zapytań
Na podstawie specyfikacji mieszkań system tworzy ofertę, gdy zapytanie pasuje do parametrów. Jeśli nie pasuje, zapytanie trafia do handlowca z sugerowanymi produktami. Można ustawić procent zapytań kierowanych do konkretnej osoby.
Filar 03
ARP Elements: oferty w szablonach
Oferta jest natychmiast osadzana we wcześniej zaprojektowanym szablonie. Narzędzie pozwala tworzyć i personalizować szablony e-maili, SMS-ów i innych form komunikacji.
Filar 04
Document Wizard
Niestandardowe rozwiązanie ARP Ideas, które w kilku kliknięciach tworzy dokumenty na podstawie danych z CRM. Ręczne przepisywanie znika z procesu.
Filar 05
Panel zadań i ankiety (FIFO)
Formularz na stronie automatycznie generuje zadanie. Handlowcy mają wszystkie zadania w jednym miejscu, a firma mierzy liczbę i czas wysłanych ofert oraz obciążenie pracowników.
Filar 06
Integracje: księgowość i WWW
Wymiana danych o klientach, fakturach i sprzedaży z systemem księgowym oraz integracja CRM ze stroną, która utrzymuje aktualne specyfikacje i statusy produktów. Dane chronione i zgodne z RODO.
Sprzedajesz nieruchomości?
Jeśli zapytania i oferty wciąż obsługujesz ręcznie, pokażemy, jak zautomatyzować ten proces na Dynamics 365.
Skontaktuj sięJak to działa
Od formularza do oferty w jednym przepływie
Zapytanie z formularza na stronie Victoria Dom automatycznie staje się zadaniem i — jeśli pasuje do parametrów — gotową ofertą osadzoną w szablonie, gotową do wysyłki.
Formularz
na stronie
na stronie
Zapytanie klienta
CRM tworzy
zadanie
zadanie
Panel zadań
Dopasowanie
do parametrów
do parametrów
Auto / handlowiec
ARP Elements
szablon oferty
szablon oferty
Personalizacja
Wysyłka
i pomiar
i pomiar
E-mail / raport
Wyniki
Większa skala bez większego zespołu
kilka min
tworzenie i wysłanie oferty z CRM
FIFO
kolejkowanie zadań i kontrola obciążenia zespołu
bez rekrutacji
większa skala obsługi przy dotychczasowym zespole
jedno źródło
specyfikacje i statusy mieszkań wspólne dla CRM i strony WWW
Operacyjne
- Większa efektywność obsługi spraw — rozbudowa firmy bez konieczności zatrudniania wielu nowych osób.
- Oferta tworzona i wysyłana bezpośrednio z CRM w kilka minut, bez ręcznego wyszukiwania produktów.
- Zarządzanie zadaniami wg FIFO — łatwa kontrola obciążenia i rozdzielanie pracy między handlowców.
- Automatyczne raporty i wszystkie informacje utrzymywane w jednym CRM.
Sprzedaż i księgowość
- Usprawniona współpraca między działami sprzedaży i księgowości na wspólnych danych.
- Szybsze przetwarzanie większej liczby zgłoszeń i spójna komunikacja z klientem.
- Integracja ze stroną WWW — aktualne specyfikacje i statusy mieszkań w jednym źródle.
- Dane klientów chronione i zgodne z RODO na każdym etapie procesu.
Kto stał za wdrożeniem
Za sukcesem stoi konkretny ekspert.
Dobrosław Przebieracz
Business Lead · ARP Ideas
Sprzedaż mieszkań ma swoją specyfikę — harmonogramy, aneksy, przepisy. Zamiast standardowego CRM, rozszerzyliśmy Dynamics o moduły dopasowane do tego procesu i zautomatyzowaliśmy drogę od zapytania do gotowej oferty.
Twoi handlowcy wciąż ręcznie składają oferty?
Pokażemy, jak zautomatyzować drogę od zapytania do oferty w Dynamics 365 i odciążyć zespół przy rosnącej liczbie zgłoszeń. Opowiedz nam o swoim procesie sprzedaży wypełniając poniższy formularz kontaktowy.