Reimplementacja systemu Dynamics 365

Zmagasz się z przestarzałymi rozwiązaniami sprzedażowymi lub obsługowymi, które spowalniają rozwój firmy, lub napotykasz na ograniczone możliwości automatyzacji i realizacji wymagań biznesowych ze względu na funkcjonalne ograniczenia aktualnej wersji systemu? Reimplementacja Dynamics 365 to nie tylko technologiczne odświeżenie, ale także strategiczna transformacja, która może zintegrować procesy, zautomatyzować zadania i zapewnić pełny obraz działalności.

Czym jest reimplementacja systemu Dynamics 365?

Reimplementacja aplikacji Microsoft Dynamics 365 (Sales, Customer Service, Field Service, Customer Insights) to proces ponownego wdrożenia rozwiązania CRM wraz z migracją danych, konfiguracją procesów i integracją z ekosystemem Microsoft. Dotyczy to systemów takich jak Dynamics CRM on-premise czy wcześniejsze wersje modułów Customer Engagement.

Proces reimplementacji wymaga głębokiej analizy oraz optymalizacji istniejących procesów, by w pełni wykorzystać nowe możliwości technologiczne.

Reimplementacja vs. Migracja 1:1

Reimplementacja CRM różni się od zwykłej aktualizacji (lub migracji 1:1) tym, że obejmuje pełne przeprojektowanie procesów sprzedażowych, obsługowych i marketingowych, a także selektywną migrację danych, zamiast przenoszenia wszystkich historycznych konfiguracji 1:1.

Poniższa tabela świetnie oddaje różnice między tymi podejściami:

Migracja prosta polega na przeniesieniu istniejącej konfiguracji bez jej optymalizacji, co w praktyce utrwala wcześniejsze ograniczenia i błędy.

Przykłady reimplementacji systemu Dynamics 365

Przykłady reimplementacji systemu Dynamics 365 mogą obejmować zarówno modernizację przestarzałych środowisk CRM, jak i pełne przeprojektowanie procesów sprzedażowych, obsługowych czy marketingowych w celu osiągnięcia większej efektywności, skalowalności oraz zgodności z najlepszymi praktykami Microsoft.

Dobre przykłady to:

• Przejście z mocno dostosowanego i przestarzałego środowiska Dynamics 365 Sales lub Customer Service na nową, zoptymalizowaną konfigurację opartą na standardowych funkcjonalnościach i Power Platform, co pozwala wyeliminować niestabilne rozszerzenia, poprawić wydajność oraz uprościć zarządzanie systemem.
• Modernizacja starszych wersji systemu CRM (np. Dynamics CRM 2011–2016) poprzez migrację do chmurowego Dynamics 365, połączona z przebudową procesów, wdrożeniem nowych przepływów pracy w Power Automate oraz integracjami z innymi elementami Microsoft Cloud.
• Reimplementacja modułów Customer Service lub Field Service, polegająca na oczyszczeniu bazy danych, uproszczeniu case’ów i SLA, wprowadzeniu nowoczesnej obsługi omnichannel oraz integracji.

We wszystkich tych przypadkach reimplementacja Dynamics 365 wiąże się z przeprojektowaniem procesów, selektywną migracją danych, eliminacją zbędnych customizacji oraz wykorzystaniem standardowych funkcjonalności platformy Microsoft Power Platform i Dynamics 365.

Kiedy rozważyć reimplementację systemu Microsoft Dynamics 365?

Reimplementację Microsoft Dynamics 365 należy rozważyć, gdy dotychczasowe rozwiązanie nie nadąża za rozwojem firmy (szczególnie jeśli korzystasz z przestarzałych wersji Microsoft Dynamics CRM) lub gdy Twoje procesy wymagają gruntownej modernizacji, aby zwiększyć efektywność i konkurencyjność przedsiębiorstwa. Reimplementacja jest również niezbędna, jeśli istniejący system CRM oferuje ograniczone możliwości automatyzacji lub nie pozwala na realizację bieżących wymagań biznesowych z powodu funkcjonalnych ograniczeń aktualnej wersji. Warto ją rozważyć, zwłaszcza gdy poprzedni system był mocno zmodyfikowany (customized) i przestał skutecznie wspierać kluczowe procesy sprzedażowe i obsługowe, co uniemożliwia dalszy rozwój organizacji. Przebudowa rozwiązania od nowa, zgodnie ze standardami Microsoft i z wykorzystaniem Power Platform, pozwala na stworzenie skalowalnego systemu gotowego na przyszły rozwój.

Reimplementacja starszych wersji Microsoft Dynamics CRM do Dynamics 365

Przejście ze starszych, lokalnych wersji Microsoft Dynamics CRM (np. CRM 2011, 2013, 2015, 2016) na chmurową platformę Dynamics 365 nie jest zwykłą aktualizacją. Ze względu na duże różnice w architekturze, modelu danych i sposobie rozszerzania systemu, cały proces ma charakter reimplementacji. Obejmuje to migrację danych, odtworzenie procesów biznesowych, przebudowę automatyzacji i integracji oraz dostosowanie rozwiązania do ekosystemu Microsoft Cloud. Szerzej poruszyliśmy ten temat w osobnym artykule: https://arpideas.com/pl/uslugi/migracja-dynamics-crm-on-premise-do-chmury

W pierwszym kroku analizuje się obecny system: jego konfigurację, procesy, pluginy, workflowy oraz rozszerzenia tworzone w kodzie.

Głównym wyzwaniem technicznym jest fakt, że stare workflowy i pluginy najczęściej nie są kompatybilne z nowym D365 i bezwarunkowo wymagają przebudowy. Konieczność przebudowy ze względu na ograniczenia technologiczne stanowi idealny powód do przeprowadzenia rewizji i przebudowy biznesowej takich procesów. Następnie określa się, które elementy mają sens w nowej wersji, a które lepiej zbudować od nowa z wykorzystaniem Power Platform, Power Automate oraz nowych możliwości Dynamics 365.

Migracja danych jest osobnym, często złożonym etapem. Wymaga czyszczenia rekordów, mapowania pól, eliminacji duplikatów oraz ujednolicenia struktur.

Korzyści z reimplementacji dla procesów biznesowych

Reimplementacja Dynamics 365 to istny motor transformacji cyfrowej Twojej firmy. Dane z różnych działów zostają zintegrowane, a silosy informacyjne – wyeliminowane. Dzięki temu Twoja firma zyskuje pełne zrozumienie potrzeb klientów i może szybciej reagować na zmiany rynkowe.

Centralizacja danych przyspiesza podejmowanie decyzji. Pozwala także szybko identyfikować nowe trendy oraz problemy operacyjne.

Korzyści pojawiają się szczególnie w obszarze sprzedaży, obsługi klienta i serwisu. Dynamics 365 umożliwia pełny widok klienta, automatyzację procesów, personalizację komunikacji oraz monitorowanie działań sprzedażowych i marketingowych. Zintegrowana wielokanałowa obsługa klienta jest możliwa dzięki modułom Sales i Customer Service połączonym z systemem e-commerce, zapewniając 360-stopniowy widok na proces obsługi zgłoszeń.

Zanim zaczniesz

Zanim Twój zespół zdecyduje się na ulepszenie systemu, powinien poznać aktualną wersję Dynamics i chmurę Microsoft. Systemy Microsoft są regularnie rozbudowywane i niektóre elementy kiedyś budowane na zamówienie teraz dostępne są w standardzie.

Jako Partner Microsoft z doświadczeniem w podobnych projektach, dysponujemy gotowymi rozwiązaniami, które wykorzystują współczesne możliwości.

Etapy reimplementacji systemu Dynamics 365

Reimplementacja systemu Dynamics 365 to wieloetapowy proces, który zapewnia długoterminowy sukces Twojego rozwiązania. Zaczyna się od dogłębnej analizy i projektowania, po czym przechodzi w etap wdrożenia i konfiguracji. Proces obejmuje również testowanie, uruchomienie oraz wsparcie po wdrożeniu.

Analiza i projektowanie rozwiązania

Etap analizy i projektowania to moment, w którym diagnozuje się obecne systemy i procesy, aby na tej podstawie stworzyć szczegółowy projekt nowego rozwiązania. Projekt musi być skrojony na miarę konkretnej organizacji.

Zespół projektowy rozpoczyna pracę od:

1. Zidentyfikowania ograniczeń istniejących rozwiązań i zdefiniowania celów reimplementacji.
2. Zbierania wymagań poprzez warsztaty i spotkania.
3. Analizy struktury jednostek biznesowych i uprawnień — analiza struktury firmy klienta jest bardzo ważna. Warto dobrze zaplanować i przebudować ten obszar, ponieważ D365 ma bardzo dobre możliwości ustawiania hierarchii pozycji, przełożonych oraz kontroli, kto co widzi, a pominięcie tego elementu może stać się "kulą u nogi" w późniejszym etapie.
4. Wykonania analizy „gap” – porównania między obecnym stanem a oczekiwanym końcowym efektem, co pozwala wyłapać luki funkcjonalne.

Następnie, tworzy się szczegółowy projekt systemu, który określa zakres wdrożenia, harmonogram prac, plan konfiguracji i integracji. Opracowuje się strategię migracji danych – plan przeniesienia informacji, uwzględniając ich mapowanie i walidację.

Wdrożenie i konfiguracja modułów Dynamics 365

Konfiguracja obejmuje moduły CRM: Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service + Contact Center, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Customer Insights. Wspierają je dodatkowe narzędzia jak Power Platform, Power Automate, Power BI, Microsoft Fabric oraz Copilot/AI.

Ważnym elementem jest migracja danych. To etap, który wymaga starannego mapowania pól ze starego systemu do Dynamics 365, by poprawnie przenieść informacje. Proces obejmuje czyszczenie i walidację danych.

W przypadku reimplementacji, zwłaszcza dużych systemów, gdzie dane są bardzo liczne i wymagają dokładnej obróbki, prace ręczne są minimalizowane. Zamiast tego, reimport danych ze starego do nowego systemu jest wykonywany technicznie, na przykład przez Web API (custom) lub Dataflows (konfiguracja) oraz wiele innych sposobów, a rzadziej za pomocą plików importowych typu Excel. W przypadku mniejszego zakresu, dopuszczalne jest wprowadzanie danych ręcznie lub z plików. Często stosuje się również algorytmy do mergowania i sprzątania danych.

Testowanie i uruchomienie systemu

Testowanie systemu Dynamics 365 jest wieloetapowym procesem, w którym weryfikuje się jego funkcjonalności i integracje przed uruchomieniem produkcyjnym.

Oprócz standardowych testów funkcjonalnych, integracyjnych (CRM z systemami finansowymi, e-commerce, Power Platform, Azure) i regresyjnych, przy bardzo dużych reimplementacjach często stosuje się następujące praktyki:

1. Środowisko przedprodukcyjne (Pre-production environment): Po zakończeniu wszystkich prac, przeprowadza się testowe wdrożenie produkcyjne bez faktycznego przełączenia ruchu (cut-off). Komórki biznesowe wchodzą do systemu, aby sprawdzić kluczowe procesy pod kątem poprawności wdrożenia, konfiguracji, integracji oraz uprawnień.
2. Pilotaż: Wdrożenie produkcyjne jest używane tymczasowo tylko przez kluczowych użytkowników, wiodących pod względem doświadczenia biznesowego. Zespół wdrożeniowy zapewnia im wsparcie 24/h i reaguje na uwagi podczas pierwszego kontaktu z systemem, a kolejne komórki biznesowe są stopniowo wpuszczane do systemu, zamiast uruchamiania go dla wszystkich naraz.

Cutover Plan – Klucz do ciągłości działania

Absolutnie najważniejszym aspektem reimplementacji systemu jest Cutover plan. Jest on niezbędny, ponieważ przejście z jednego systemu na drugi jest bardzo trudne pod względem zachowania ciągłości działania. Nie może dojść do sytuacji, w której cała firma zatrzymuje pracę na dzień lub dwa z powodu migracji.

Cutover plan to szczegółowy, punktowy plan przejścia, który określa:

• Sekwencję kroków wdrożenia nowego systemu i to, co po sobie następuje.
• Dokładne ramy czasowe (o której godzinie co robimy).
• Kiedy następuje przekierowanie ruchu ze starego systemu do nowego.
• Kiedy następuje odcięcie starego systemu.

Cutover plan musi również uwzględniać tzw. delta danych. Stary system jest cały czas aktywny, a podczas migracji do nowego systemu mogą pojawić się w nim nowe dane, które trzeba domigrować w ramach planu przejścia.

Uruchomienie systemu następuje po pomyślnym przejściu wszystkich testów i weryfikacji jakości danych.

Wsparcie i rozwój po reimplementacji

Po reimplementacji Dynamics 365 należy zadbać o kompleksowe wsparcie, aby system działał stabilnie i rozwijał się wraz z organizacją. Obejmuje to regularne aktualizacje, naprawę błędów oraz rozwój nowych funkcjonalności.

Podsumowanie

Reimplementacja systemu Dynamics 365 jest procesem ponownego wdrożenia, który wykracza poza zwykłą migrację 1:1, koncentrując się na pełnym przeprojektowaniu procesów biznesowych. Jest to strategiczna transformacja, niezbędna do osiągnięcia długoterminowego sukcesu rozwiązania.

Kiedy potrzebujesz reimplementacji?

Ponowne wdrożenie jest konieczne, gdy obecne rozwiązanie przestało nadążać za rozwojem firmy lub zmagasz się z przestarzałymi systemami sprzedażowymi lub obsługowymi.

Reimplementację należy rozważyć, zwłaszcza gdy:

• Dotychczasowy system jest przestarzały (np. starsze, lokalne wersje Microsoft Dynamics CRM, takie jak CRM 2011–2016).
• Występują ograniczone możliwości automatyzacji i realizacji wymagań biznesowych z powodu funkcjonalnych ograniczeń aktualnej wersji systemu.
• System był mocno zmodyfikowany (customized), co utrudnia zarządzanie i uniemożliwia efektywne wspieranie kluczowych procesów.
• Procesy w firmie wymagają gruntownej modernizacji w celu zwiększenia efektywności i konkurencyjności.

Co zyskujesz na reimplementacji

Dzięki reimplementacji Twoja firma zyskuje silnik transformacji cyfrowej, który zapewnia:

• Przeprojektowane i zoptymalizowane procesy: Konfiguracja jest tworzona od nowa, a procesy sprzedażowe, obsługowe i marketingowe są przebudowane.
• Integrację i centralizację danych: Silosy informacyjne zostają wyeliminowane, a dane z różnych działów są zintegrowane.
• Większą efektywność i skalowalność: Nowe rozwiązanie jest skalowalne, przygotowane na rozwój organizacji, a automatyzacja powtarzalnych zadań pozwala oszczędzić czas i pieniądze.
• Udoskonalone zarządzanie systemem: Eliminacja niestabilnych lub niekompatybilnych rozszerzeń (pluginów i workflowów) oraz wykorzystanie standardowych funkcjonalności Microsoft Power Platform.
• Aktualną wersję systemu gotową do rozbudowy i adaptacji nowych rozwiązań.
• Pełny widok klienta (360 stopni): Umożliwia automatyzację procesów, personalizację komunikacji oraz lepsze monitorowanie działań.

Gotowi na transformację?

Reimplementacja to złożony, wieloetapowy proces, który wymaga szczegółowego planowania, w tym Cutover planu, oraz starannej selektywnej migracji danych.

Jeśli Twoja firma zmaga się z ograniczeniami obecnego CRM i potrzebuje strategicznej transformacji, aby w pełni wykorzystać możliwości platformy chmurowej Dynamics 365, jesteśmy tutaj, aby to dla Ciebie zrobić. Skontaktuj się z naszymi ekspertami, by omówić dogłębną analizę i projekt nowego rozwiązania, skrojonego na miarę Twojej organizacji. Zacznij swoją podróż do nowoczesnego i skalowalnego CRM już dziś!

Sławomir Wnuk

Head of Sales and Marketing

Menadżer sprzedaży z ponad 10-letnim doświadczeniem w branży IT, specjalizujący się w skomplikowanych wdrożeniach systemów CRM klasy Enterprise. Absolwent zarządzania, studiów podyplomowych z zakresu projektów IT oraz Executive MBA. Łączy twarde kompetencje biznesowe z humanistyczną ciekawością świata – pasjonuje się teologią i historią XX wieku. Po godzinach najczęściej można go spotkać w górach, gdzie eksploruje opuszczone budynki z tajemniczą przeszłością.

LinkedIn